Eventos híbridos. Es probable que haya escuchado hablar de este término al menos una vez en los últimos meses. Navegar por la nueva normalidad de conexiones en su mayoría virtuales nos ha hecho aún más creativos a la hora de reunirnos en grupos. ¿Has «asistido» a una boda que se transmitió en vivo en YouTube sin salir de casa? ¿Has visto una ceremonia de entrega de premios en tu televisor o computadora? ¿Has participado en la graduación de la escuela secundaria o la universidad de alguien a cientos de kilómetros de distancia? ¿Has iniciado sesión en el evento anual de tu organización desde la oficina de tu casa? Enhorabuena, has participado en un evento híbrido.
Evento híbrido: por qué necesitas organizar uno
Entonces: ¿qué es un evento híbrido? Un evento híbrido o mixto combina la experiencia de participación presencial y virtual, lo que te permite participar en un evento en vivo desde miles de kilómetros o incluso a uno o dos continentes de distancia. Los que participan en un evento en directo de forma virtual tienen que marcar varias casillas en estos tiempos de incertidumbre.
Primero, no hay FOMO. No se lo pierde y puede «asistir» en tiempo real, incluso si no está presente físicamente. Estás presente de forma virtual. Y esto marca la diferencia en escenarios como bodas, baby showers y similares. En segundo lugar, tienes una mayor flexibilidad. Debido a la pandemia, muchos de nosotros hemos tenido que hacer ajustes importantes en la forma en que nos comunicamos con nuestros círculos sociales y laborales. Cuando confirmas tu asistencia para asistir a un evento en directo de forma virtual, puedes asegurarte de que participas sin preocuparte por el viaje y el alojamiento ni por los muchos detalles que debes tener en cuenta para viajar a otro lugar.
Tres, la mayoría de las plataformas virtuales han ampliado la red de accesibilidad e inclusividad para todos. Cuando lo veas en una plataforma virtual en tu teléfono, por ejemplo, puedes transmitir contenido a tu televisor para verlo en una pantalla más ancha. Las personas mayores que, de todos modos, no puedan viajar largas distancias pueden acceder a estos eventos y mantenerse conectadas. Puedes optar por leer los subtítulos durante el evento para asegurarte de que no te has perdido detalles clave, una función que SyncWords es un proveedor de servicios líder en. Y si el evento híbrido es un ayuntamiento de una oficina o los premios anuales al rendimiento de su empresa, puede animar a sus compañeros desde la seguridad de su oficina central a través de comentarios en directo y rumores en las redes sociales.
Cómo planificar un evento híbrido: detalles, detalles, detalles.
Ya sea que sea un organizador de fiestas, organizador de bodas o administrador de eventos, comprenderá la logística de cualquier evento. La cantidad de trabajo que dedicarás es prácticamente la misma, pero con un evento híbrido, las posibilidades de éxito aumentan exponencialmente, ya que no hay límite en términos de audiencia. Tras el éxito de tu evento, no solo disfrutarás de un subidón momentáneo, sino que también lo hará sentir durante mucho tiempo entre un grupo más grande de personas, gracias a la amplificación de Internet a través de la participación posterior al evento y a través de las redes sociales.
Y al igual que con la organización de cualquier evento, es probable que tengas que tomar algunos pasos y puntos de control cruciales cuando comiences a planificar uno.
- Defina su audiencia: ¿Para quién es el evento? ¿Qué ganarán al participar? ¿Qué es lo que les atraerá del evento? ¿Dónde y cuándo tendrá lugar? ¿Quién dirigirá el evento? ¿Quién gestionará el evento? Necesitarás tener respuestas a todas estas preguntas como primer paso para planificar cualquier evento.
- El plan maestro del evento: Al diseñar el evento, desarrolle una agenda que puntúe en estos puntos: facilidad de participación, alto compromiso, flexibilidad, accesibilidad e inclusión. Sea cual sea la ocasión, presta mucha atención a los detalles. Debes tener claro el flujo del evento: el horario, las sesiones, los ponentes, los detalles técnicos, las comprobaciones previas al evento, etc.
- Elige tu plataforma virtual: Este es el paso más crucial para organizar un evento híbrido exitoso. Elige una plataforma que te ofrezca excelentes funciones de interacción, como comentarios y subtítulos, retransmisiones en directo ininterrumpidas, contenido multimedia de alta calidad, funciones de comentarios, la posibilidad de grabar y descargar tu evento y complementos de valor como capacidades de subtitulado y traducción.
- Gestores de reuniones: Para un evento híbrido, es prudente contar con un administrador de reuniones en vivo y un administrador de reuniones virtual, quienes serán sus personas de contacto para administrar sus secciones del evento. Si bien el director de reuniones presencial puede ayudarlo con la logística de asistencia, las comprobaciones del micrófono, la disposición de los asientos, etc., su director de reuniones virtual debe coordinarse con ustedes dos para garantizar las comprobaciones de la plataforma previas al evento, los problemas técnicos como el retraso del audio o el vídeo, la colaboración perfecta con la plataforma de alojamiento virtual y asuntos relacionados.
- Elabore un plan de comunicación detallado: Para que cualquier evento tenga éxito, es necesario que haya una comunicación abierta con la audiencia, tanto antes como después del evento. Utiliza herramientas de comunicación como un boletín informativo previo al evento, alertas útiles por mensaje de texto o correo electrónico para quienes hayan optado por recibir recordatorios, etc. Comunique los hashtags relevantes para que los use la audiencia en plataformas de redes sociales durante el evento con mucha antelación. Fomente la participación durante el evento con administradores de la comunidad que puedan ayudar a la audiencia a participar durante el evento. Tras el evento, asegúrate de enviar los formularios de la encuesta a todos los participantes para informarte de sus comentarios.
Asóciese con SyncWords para su próximo evento híbrido
Los eventos híbridos tienen un potencial más significativo en términos de participación de la audiencia, ya sea un evento íntimo de un círculo social o un evento en el que participe toda la empresa. Su audiencia aumenta considerablemente y, al mismo tiempo, aprovecha las oportunidades de participación que ofrece un evento en vivo, ya que ofrece a los participantes la opción de interactuar con el evento en línea.
Como nuestro director de desarrollo empresarial, Giovanni Gálvez desempeña un papel crucial a la hora de ayudar a nuestros socios y clientes a organizar eventos exitosos para un conjunto diverso de audiencias. A Gio le apasiona lo que la tecnología puede hacer para que los eventos sean accesibles e inclusivos para todos. Esta pasión sustenta nuestro compromiso de ofrecer productos que reflejen estos valores empresariales fundamentales: permitir que el mundo esté más cerca, sin fronteras ni limitaciones. Mediante la subtitulación en directo, el soporte técnico en tiempo real y la traducción a un biblioteca de idiomas en constante expansión, SyncWords está ahí para asociarse con usted y hacer que todos sus eventos híbridos sean exitosos, escalables y accesibles para todos.
Esto es lo que dice Gio sobre los eventos híbridos. «Los eventos y conferencias híbridos representan una gran oportunidad para el desarrollo de la tecnología de accesibilidad, y nuestra plataforma SyncWords Live se ha diseñado para ofrecer servicios de traducción y subtítulos para los participantes presenciales y virtuales. Tenemos una cartera de nuevas funciones y lanzamientos que harán que los eventos híbridos sean más accesibles e inclusivos. Nos centramos en facilitar la programación y en una integración perfecta con varias plataformas de eventos».
Lista de verificación de eventos híbridos de SyncWords
Esta es una práctica lista de verificación de eventos híbridos de 10 puntos para el próximo evento híbrido que organizarás.
- Decide el alcance del evento
- Establece una agenda clara
- Crea expectación antes del evento
- Designe a los directores de reuniones: presenciales y virtuales
- Elija una plataforma de hospedaje con capacidades de subtitulado para el evento
- Establezca conexiones entre las audiencias presenciales y virtuales
- Usa las redes sociales para amplificar
- Anime a los participantes a participar en vivo
- Solicita comentarios después del evento
- Enjabonar. Enjuaga. Repite. ¡Tienes esto!
