Eventos híbridos. Es probable que hayas oído hablar de este término al menos una vez en los últimos meses. Navegar por la nueva normalidad de las conexiones, mayoritariamente virtuales, nos ha hecho ser aún más creativos a la hora de reunirnos en grupo. ¿Has "asistido" a una boda retransmitida en directo por YouTube sin salir de casa? ¿Has visto una entrega de premios en tu televisor o computadora? ¿Has participado en la graduación de alguien en el instituto o en la universidad a cientos de kilómetros de distancia? ¿Has entrado en la reunión anual de tu organización desde tu oficina? Enhorabuena, has participado en un evento híbrido.
Evento híbrido: Por qué necesitas organizar uno
Entonces, ¿qué es un evento híbrido? Un evento híbrido o mixto combina la experiencia de la participación presencial y la virtual, lo que permite participar en un evento en vivo desde miles de kilómetros o incluso desde un continente o dos. Para los que participan en un evento en vivo de forma virtual, hay que marcar varias casillas en estos tiempos inciertos.
En primer lugar, no hay FOMO. No te pierdes nada y puedes "asistir" en tiempo real, aunque no estés físicamente presente. Estás presente virtualmente. Y esto marca la diferencia en situaciones como bodas, baby showers y similares. En segundo lugar, tienes mayor flexibilidad. Debido a la pandemia, muchos de nosotros hemos tenido que hacer ajustes importantes en la forma de comunicarnos con nuestros círculos sociales y laborales. Cuando confirmas tu asistencia a un evento en vivo de forma virtual, puedes asegurarte de que tu participación se haga sentir sin tener que preocuparte por el viaje y el alojamiento y los muchos detalles que hay que tener en cuenta para hacer un viaje a otro lugar.
En tercer lugar, la mayoría de las plataformas virtuales han ampliado la red de accesibilidad e inclusión para todos. Por ejemplo, cuando se ve una plataforma virtual en el teléfono, se puede transmitir a la televisión para verlo en una pantalla más amplia. Las personas mayores que, de todos modos, no pueden recorrer largas distancias, pueden acceder a estos eventos y seguir conectados. Pueden optar por leer los subtítulos durante el evento para asegurarse de que no se han perdido los detalles clave, una función en la que SyncWords es un proveedor de servicios líder en. Y si el evento híbrido es un ayuntamiento de la oficina o los premios anuales al rendimiento de su empresa, puede animar a sus colegas desde la seguridad de su oficina en casa a través de los comentarios en directo y las alabanzas en las redes sociales.
Cómo planificar un evento híbrido: Detalles, detalles, detalles.
Tanto si es usted organizador de fiestas como organizador de bodas o gestor de eventos, entenderá la logística de cualquier evento. La cantidad de trabajo que invertirá es prácticamente la misma, pero con un evento híbrido, las posibilidades de éxito aumentan exponencialmente, ya que no hay límite de público. No sólo disfrutará de un subidón momentáneo tras el éxito de su evento; probablemente resonará durante mucho tiempo con un grupo más amplio de personas, gracias a la amplificación en línea a través del compromiso posterior al evento y las redes sociales.
Y, al igual que ocurre con la organización de cualquier evento, es probable que tenga que dar algunos pasos y puntos de control cruciales cuando empiece a planificar uno.
- Defina su público: ¿A quién va dirigido el evento? ¿Qué ganarán al participar? ¿Qué les atraerá del evento? ¿Dónde y cuándo se celebrará? ¿Quién dirigirá el evento? ¿Quién gestionará el evento? El primer paso para planificar un evento es responder a todas estas preguntas.
- El plan maestro del evento: A la hora de diseñar el evento, elabora un programa que puntúe en estos puntos: facilidad de participación, alto compromiso, flexibilidad, accesibilidad, inclusividad. Sea cual sea la ocasión, presta atención a los detalles. El flujo del evento debe estar claro: horarios, sesiones, ponentes, detalles técnicos, comprobaciones previas al evento, etc.
- Elige tu plataforma virtual: Este es el paso más importante para organizar un evento híbrido con éxito. Elige una plataforma que ofrezca grandes funciones de participación, como comentarios y subtítulos, transmisión ininterrumpida en directo, medios de comunicación de alta calidad, funciones de comentarios, la posibilidad de grabar y descargar el evento, y complementos de valor como subtítulos y funciones de traducción.
- Gestores de reuniones: En el caso de un evento híbrido, es prudente contar con un gestor de reuniones presenciales y un gestor de reuniones virtuales, que serán las personas de contacto para gestionar sus respectivas secciones del evento. Mientras que el gestor de la reunión presencial puede ayudar con la logística de la asistencia, la verificación de los micrófonos, la organización de los asientos, etc., el gestor de la reunión virtual debe coordinarse con los dos para garantizar las verificaciones de la plataforma antes del evento, los problemas tecnológicos, como el retraso del audio o del video, la colaboración perfecta con la plataforma de alojamiento virtual y otros asuntos relacionados.
- Elabore un plan de comunicación detallado: Para que todo evento tenga éxito, es necesario que haya una comunicación abierta con el público, tanto antes como después del evento. Utilice herramientas de comunicación como un boletín informativo previo al evento, alertas de texto o de correo electrónico para aquellos que hayan optado por recibir recordatorios, etc. Comunique con suficiente antelación los hashtags relevantes que utilizará el público en las plataformas de redes sociales durante el evento. Fomente la participación durante el evento con community managers que puedan ayudar a la audiencia a participar. Después del evento, asegúrese de que se envíen formularios de encuesta a todos los participantes para que le comuniquen sus opiniones.
Asóciese con SyncWords para su próximo evento híbrido
Los eventos híbridos tienen un potencial más significativo en términos de participación de la audiencia, ya sea un evento íntimo de un círculo social o un evento de toda la empresa. Su audiencia se amplía considerablemente, al tiempo que se aprovechan las oportunidades de participación que ofrece un evento en vivo al proporcionar a los participantes opciones para participar en el evento en línea.
Como responsable de desarrollo de negocio, Giovanni Galvez desempeña un papel crucial a la hora de ayudar a nuestros socios y clientes a organizar eventos exitosos para un conjunto diverso de audiencias. A Gio le apasiona lo que la tecnología puede hacer para que los eventos sean accesibles e inclusivos para todos. Esta pasión sustenta nuestro compromiso de ofrecer productos que reflejen estos valores empresariales fundamentales: permitir que el mundo se acerque, sin fronteras ni limitaciones. A través de la subtitulación en vivo, la asistencia técnica en tiempo real y la traducción a una biblioteca de idiomas en constante expansión, SyncWords está ahí para asociarse con usted y hacer que todos sus eventos híbridos sean exitosos, escalables y accesibles para todos.
Esto es lo que dice Gio sobre los eventos híbridos. "Los eventos y conferencias híbridos representan una gran oportunidad para el desarrollo de tecnologías de accesibilidad, y nuestra plataforma SyncWords Live ha sido diseñada para proporcionar closed captions y subtítulos traducidos tanto a los participantes presenciales como a los virtuales. Tenemos una lista de nuevas funciones y lanzamientos que harán que los eventos híbridos sean más accesibles e inclusivos. Nos centramos en la facilidad de programación y la perfecta integración con diversas plataformas de eventos".
La lista de verificación de eventos híbridos de SyncWords
Aquí tiene una práctica lista de verificación de 10 puntos para el próximo evento híbrido que organice.
- Decidir el alcance del acto
- Establecer una agenda clara
- Crear expectación antes del acontecimiento
- Nombrar gestores de reuniones: presenciales y virtuales
- Eligir una plataforma de alojamiento con funciones de subtitulación para el evento
- Establecer conexiones entre el público presencial y el virtual
- Utilizar las redes sociales para amplificar
- Anime a los participantes a participar en directo
- Solicite comentarios tras el evento
- Hacer espuma. Aclarar. Repetir. ¡Ya lo tienes!
