Puede que aún no sea la antigua normalidad, pero el mundo parece estar avanzando hacia una nueva normalidad en la que los eventos en persona, si se planifican cuidadosamente, pueden ocurrir y están ocurriendo. Muchas empresas están encontrando la manera de planificar y ejecutar eventos que tienen componentes físicos y virtuales que trabajan en conjunto. Conocidos como eventos "híbridos", estos eventos gozan tanto de la camaradería de un evento de la vieja escuela como de la accesibilidad que permite participar a quienes no pueden hacerlo en persona.
Mientras la pandemia hacía estragos durante la mayor parte del año pasado, la mayoría de las empresas que organizan eventos tuvieron que cambiar a eventos virtuales, lo que supuso un cierto aprendizaje y reajuste para la mayoría de la gente. Ante esta necesidad de olvidar algunos comportamientos y aprender otros nuevos, las empresas de eventos virtuales desarrollaron herramientas y funciones para hacer posibles los eventos virtuales. Es probable que haya oído hablar de al menos una sesión de WebEx, Google Meet o Zoom en las últimas semanas. A pesar de este obstáculo imprevisto, la mayoría de las empresas han conseguido cambiar a la convocatoria virtual, en su mayor parte.
Y a medida que las empresas navegan por la nueva normalidad de los eventos híbridos, los planificadores de eventos buscan fusionar lo mejor de ambos mundos. A continuación le ofrecemos algunos consejos sobre cómo pasar de los eventos virtuales a los híbridos y cómo conseguir que su evento híbrido tenga éxito.
¿Qué hace que un evento híbrido sea bueno?
En todos los eventos híbridos, los asistentes pueden participar tanto en las sesiones presenciales como en los seminarios web. El evento presencial se transmite en directo a una plataforma de eventos virtuales, de modo que los participantes no tengan que faltar por motivos de tiempo, desplazamiento o salud. Para estos participantes, la organización anfitriona puede acoger paralelamente el evento en una plataforma en línea como Zoom, creando así una experiencia inclusiva para todos los participantes. Esta fusión perfecta de lo virtual y lo físico constituye el evento híbrido.
Pero, ¿qué hace que un evento híbrido sea excelente o tenga éxito? Para organizar un evento híbrido con éxito, las empresas tienen que pensar más allá del componente físico y del virtual. Si el contenido o las características de los componentes virtuales son aburridas y áridas, lo más probable es que la participación sea solo para marcar la casilla de participación. Es fundamental elegir una plataforma de eventos con características que permitan la participación en línea. Además, hay que tener en cuenta otros elementos: ¿qué hace que el evento sea accesible e inclusivo para el público que no puede estar presente físicamente? ¿Tiene la plataforma capacidad de subtitulación para un público con problemas de audición, por ejemplo? ¿O se pueden traducir los subtítulos a diferentes idiomas que se adapten a su audiencia remota? ¿Se adapta la plataforma a los dispositivos móviles en cuanto a su aspecto? ¿Es independiente del dispositivo? Es decir, ¿puede trasladarse a una pantalla más grande como la del televisor? ¿Son visibles las funciones de accesibilidad, como los subtítulos, en una pantalla móvil pequeña? ¿Tiene una opción de reproducción o una función de alternancia para pasar de una sesión a otra sin problemas? ¿Se puede compartir fácilmente en las redes sociales? La plataforma adecuada debe ser capaz de dar cabida a todos o, al menos, a la mayoría de estos aspectos.
Planificación de un evento híbrido
Cuando planifique un evento híbrido, prepárese para el éxito desde el principio. Vamos a elaborar un rápido dossier sobre las casillas que debe marcar para ello.
- Tiempo: ¿Será un evento de un día? ¿Cuántas sesiones? ¿Algunas de las sesiones se desarrollarán en paralelo? Si el itinerario del evento incluye varias sesiones paralelas, necesitará una plataforma de eventos virtuales con salas de reunión, como Zoom.
- Plataforma: A la hora de investigar la plataforma, estas son las características que deben ofrecer.
- Widgets personalizados para la marca
- Funciones de participación como encuestas y acciones sociales
- Contenidos en vivo y por encargo
- Cajas de chat para sesiones virtuales de preguntas y respuestas
- Salas de descanso, como se ha mencionado anteriormente.
- Subtitulación: Investigue previamente el servicio de subtitulación para comprobar la gama de soluciones que ofrecen. ¿Realizan la subtitulación en directo con subtituladores humanos? ¿Proporcionan subtítulos las 24 horas del día para que los participantes de otras zonas horarias no se vean afectados? ¿Ofrecen asistencia técnica en vivo durante el evento? ¿Y la traducción automática de los subtítulos?
- Presupuesto: Las limitaciones presupuestarias pueden llevar a veces a tomar malas decisiones. Si tiene poco tiempo, considere una solución de subtitulación y traducción que funcione para eventos en vivo y pregrabados. Las traducciones automáticas que forman parte de un servicio de subtitulado pueden ahorrarte costes y planificación, ya que es una solución única para el componente virtual de tu evento híbrido.
- Audiencia: Supongamos que organizas el evento en inglés, pero el público al que va dirigido vive en tres países diferentes, y todos ellos asistirán al evento de forma virtual. ¿Cuáles son los idiomas que se hablan en esos países, además del inglés? Compruebe si la traducción automática se adapta a esos países. ¿El servicio de subtitulado que está integrado en la plataforma del evento tiene esos tres idiomas en su oferta? Elija una plataforma cuyo socio de subtitulado ofrezca traducción en tiempo real en el mayor número de idiomas.
In Summary
SyncWords es uno de los principales servicios de subtitulación y traducción en vivo del mundo que se basa en una combinación de servicios humanos y aprendizaje automático e inteligencia artificial para simplificar las soluciones de subtitulación para clientes y consumidores. Nuestro objetivo es acercar el mundo, un idioma/una palabra a la vez. SyncWords lidera la automatización de la subtitulación y el closed captioning de contenidos en tiempo real y pregrabados. Nuestras soluciones de closed caption y traducción se agrupan en un paquete para los clientes. Es más, ofrecemos capacidades de traducción a más de 100 idiomas, con más expansión de idiomas en proyecto. Cuando planifique su evento híbrido, insista en SyncWords como su proveedor de subtitulos. Si elige SyncWords, obtendrá lo mejor de la subtitulación y la traducción.
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