Hybride Ereignisse. Wahrscheinlich haben Sie in den letzten Monaten mindestens einmal von diesem Begriff gehört. Das Navigieren in der neuen Normalität größtenteils virtueller Verbindungen hat uns noch kreativer gemacht, wenn es darum geht, uns in Gruppen zu treffen. Hast du eine Hochzeit „besucht“, die auf YouTube live gestreamt wurde, ohne das Haus zu verlassen? Haben Sie eine Preisverleihung auf Ihrem Fernseher oder Computer gesehen? Haben Sie aus Hunderten von Kilometern Entfernung am Abitur- oder Hochschulabschluss von jemandem teilgenommen? Haben Sie sich von zu Hause aus für die jährliche All-Hands-Veranstaltung Ihrer Organisation angemeldet? Herzlichen Glückwunsch, Sie haben an einer Hybrid-Veranstaltung teilgenommen.
Hybrid-Event: Warum du eines veranstalten musst
Also dann: Was ist eine Hybrid-Veranstaltung? Eine hybride oder gemischte Veranstaltung vereint sowohl das persönliche als auch das virtuelle Teilnahmeerlebnis, sodass Sie an einer Live-Veranstaltung aus Tausenden von Kilometern oder sogar einem oder zwei Kontinenten teilnehmen können. Für diejenigen, die virtuell an einer Live-Veranstaltung teilnehmen, müssen in diesen unsicheren Zeiten mehrere Kästchen angekreuzt werden.
Erstens gibt es kein FOMO. Sie verpassen nichts und können in Echtzeit „teilnehmen“, auch wenn Sie nicht physisch anwesend sind. Sie sind virtuell anwesend. Und das macht den Unterschied in Szenarien wie Hochzeiten und Babypartys und dergleichen aus. Zweitens haben Sie eine größere Flexibilität. Aufgrund der Pandemie mussten viele von uns die Art und Weise, wie wir mit unseren sozialen und beruflichen Kreisen kommunizieren, erheblich anpassen. Wenn Sie sich anmelden, um virtuell an einer Live-Veranstaltung teilzunehmen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Teilnahme spürbar ist, ohne sich Gedanken über Reise und Unterkunft sowie die vielen Details machen zu müssen, die Sie bei einer Reise an einen anderen Ort beachten müssen.
Drei, Die meisten virtuellen Plattformen haben das Netz der Barrierefreiheit erweitert und Inklusivität für alle. Wenn du zum Beispiel auf einer virtuellen Plattform auf deinem Handy zuschaust, kannst du es auf deinen Fernseher streamen, um es auf einem breiteren Bildschirm anzusehen. Ältere Menschen, die ohnehin nicht in der Lage sind, lange Strecken zurückzulegen, können auf diese Veranstaltungen zugreifen und in Verbindung bleiben. Sie können während der Veranstaltung die Bildunterschriften lesen, um sicherzugehen, dass Sie keine wichtigen Details verpassen. Eine Funktion, die Wörter synchronisieren ist ein führender Dienstleister in. Und wenn es sich bei der Hybrid-Veranstaltung um ein Büro, ein Rathaus oder die jährlichen Leistungspreise Ihres Unternehmens handelt, können Sie Ihre Kollegen von zu Hause aus mit Live-Kommentaren und Social-Media-Auftritten anfeuern.
So planen Sie eine Hybrid-Veranstaltung: Details, Details, Details.
Egal, ob Sie Partyplaner, Hochzeitsplaner oder Eventmanager sind, Sie werden die Logistik jeder Veranstaltung verstehen. Der Arbeitsaufwand, den Sie investieren werden, ist ziemlich gleich, aber bei einer hybriden Veranstaltung steigen die Erfolgschancen exponentiell, da es in Bezug auf das Publikum keine Begrenzung gibt. Nach dem Erfolg Ihrer Veranstaltung werden Sie nicht nur einen kurzen Höhenflug erleben; dank der Online-Verstärkung durch Engagement nach der Veranstaltung und soziale Medien wird sie wahrscheinlich noch lange bei einer größeren Gruppe von Menschen Anklang finden.
Und wie bei jeder Veranstaltung werden Sie wahrscheinlich einige wichtige Schritte und Kontrollpunkte haben, wenn Sie mit der Planung beginnen.
- Definiere deine Zielgruppe: Für wen ist die Veranstaltung gedacht? Was werden sie durch die Teilnahme gewinnen? Was an der Veranstaltung wird sie ansprechen? Wo und wann wird es stattfinden? Wer wird die Veranstaltung durchführen? Wer wird die Veranstaltung leiten? Als ersten Schritt zur Planung einer Veranstaltung benötigen Sie Antworten auf all diese Fragen.
- Der Master-Veranstaltungsplan: Entwickeln Sie bei der Gestaltung der Veranstaltung eine Agenda, die in folgenden Punkten punktet: einfache Teilnahme, hohes Engagement, Flexibilität, Barrierefreiheit, Inklusivität. Achten Sie bei jedem Anlass genau auf Details. Der Ablauf der Veranstaltung sollte für Sie klar sein: Zeitpunkt, Sitzungen, Referenten, technische Details, Vorab-Checks usw.
- Wählen Sie Ihre virtuelle Plattform: Dies ist der wichtigste Schritt für die Ausrichtung einer erfolgreichen Hybrid-Veranstaltung. Wählen Sie eine Plattform, die Ihnen großartige Interaktionsfunktionen wie Kommentare und Bildunterschriften, ununterbrochenes Live-Streaming, hochwertige Medien, Kommentarfunktionen, die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung aufzuzeichnen und herunterzuladen, sowie Zusatzleistungen wie Untertitelungs- und Übersetzungsfunktionen.
- Sitzungsmanager: Für eine hybride Veranstaltung ist es ratsam, sowohl einen Live-Meeting-Manager als auch einen virtuellen Meeting-Manager zu haben, die Ihre Ansprechpartner für die Verwaltung ihrer Veranstaltungsabschnitte sind. Der persönliche Meetingmanager kann Ihnen zwar bei der Anwesenheitslogistik, der Mikrofonkontrolle, der Sitzplatzgestaltung usw. behilflich sein, aber Ihr virtueller Meetingmanager sollte sich mit Ihnen beiden abstimmen, um sicherzustellen, dass vor der Veranstaltung die Plattform überprüft wird, technische Probleme wie Audio- oder Videoverzögerungen auftreten, eine reibungslose Zusammenarbeit mit der virtuellen Hosting-Plattform und damit zusammenhängende Angelegenheiten.
- Erstellen Sie einen detaillierten Kommunikationsplan: Damit eine Veranstaltung erfolgreich sein kann, muss sowohl vor als auch nach der Veranstaltung eine offene Kommunikation mit dem Publikum stattfinden. Nutzen Sie Kommunikationstools wie einen Newsletter vor der Veranstaltung, hilfreiche Text- oder E-Mail-Benachrichtigungen für diejenigen, die sich für Erinnerungen entschieden haben, und dergleichen. Kommunizieren Sie relevante Hashtags, die vom Publikum verwendet werden sollen, auf Social-Media-Plattformen während der Veranstaltung weit im Voraus. Fördern Sie die Teilnahme an der Veranstaltung durch Community-Manager, die dem Publikum helfen können, sich während der Veranstaltung zu engagieren. Vergewissere dich, dass nach der Veranstaltung Umfrageformulare an alle Teilnehmer gesendet werden, um dir deren Feedback mitzuteilen.
Arbeiten Sie mit SyncWords für Ihr nächstes Hybrid-Event zusammen
Hybride Veranstaltungen haben ein größeres Potenzial in Bezug auf das Engagement des Publikums, unabhängig davon, ob es sich um eine intime Veranstaltung im sozialen Kreis oder um eine unternehmensweite Veranstaltung mit allen Mitarbeitern handelt. Ihr Publikum vergrößert sich erheblich und nutzt gleichzeitig die Möglichkeiten, die eine Live-Veranstaltung bietet, zu nutzen, indem sie den Teilnehmern die Möglichkeit bietet, sich online mit der Veranstaltung zu beschäftigen.
Als unser Leiter der Geschäftsentwicklung Giovani Gálvez spielt eine entscheidende Rolle dabei, unseren Partnern und Kunden zu helfen, erfolgreiche Veranstaltungen für ein vielfältige Zielgruppen. Gio ist begeistert davon, was Technologie tun kann, um Veranstaltungen für alle zugänglich und inklusiv zu machen. Diese Leidenschaft untermauert unser Engagement, Produkte auf den Markt zu bringen, die diese Kerngeschäftswerte widerspiegeln: die Welt näher zu bringen, ohne Grenzen und Einschränkungen. Durch Live-Untertitelung, technischen Support in Echtzeit und Übersetzung in ein ständig wachsende Sprachbibliothek, SyncWords ist da, um mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um all Ihre Hybrid-Events erfolgreich, skalierbar und für alle zugänglich zu machen.
Hier ist, was Gio über Hybrid-Events zu sagen hat. „Hybride Veranstaltungen und Konferenzen bieten eine großartige Gelegenheit für die Entwicklung von Barrierefreiheitstechnologien. Unsere SyncWords Live-Plattform wurde so konzipiert, dass sie sowohl persönlichen als auch virtuellen Teilnehmern Untertitel und Übersetzungen bietet. Wir haben eine Reihe neuer Funktionen und Produkteinführungen, die hybride Veranstaltungen zugänglicher und inklusiver machen werden. Unser Fokus liegt auf einer einfachen Planung und einer nahtlosen Integration mit verschiedenen Veranstaltungsplattformen.“
Die SyncWords Hybrid-Event-Checkliste
Hier finden Sie eine praktische 10-Punkte-Hybrid-Event-Checkliste für das nächste Hybrid-Event, das Sie veranstalten werden.
- Entscheiden Sie über den Umfang der Veranstaltung
- Stellen Sie eine klare Agenda auf
- Sorgen Sie vor dem Event für Begeisterung
- Ernennen Sie Besprechungsmanager: persönlich und virtuell
- Wählen Sie eine Hosting-Plattform mit Untertitelfunktion für die Veranstaltung
- Stellen Sie Verbindungen zwischen persönlichem und virtuellem Publikum her
- Nutze soziale Medien, um zu verstärken
- Ermutigen Sie die Teilnehmer, sich live zu engagieren
- Feedback nach der Veranstaltung einholen
- Schaum. Spülen. Wiederhole. Du schaffst das!
